Uruchamianie firmy albo jej modernizacja to będzie szereg bardzo ważnych pytań. Przede wszystkim musimy się zastanowić nad bezpieczeństwem podmiotu gospodarczego. Związane to będzie z zarządzaniem informacjami. Nie zawsze początkujący biznesmeni pamiętają o tym, że najbardziej newralgicznym punktem będą dane osobowe, ale również informacje o całej działalności firmy. Dlatego właśnie administracja kadr to musi być zagadnienie dokładnie przeanalizowane.

Kto zadba o administrację w twojej firmie?

Oczywiście metody i modele działania w tej przestrzeni kształtowały się przez wiele lat. Starsi inwestorzy pamiętają czasy, gdy wszyscy biznesmeni zarządzali swoimi firmami praktycznie samodzielnie. Lata pracy jednak weryfikowały taką organizację i najbardziej praktyczne okazało się wynajęcie jakiejś doświadczonej kadrowej albo zatrudnienie takiej osoby na cały etat. Potem jednak przyszedł kolejny przełom w organizacji firm i postawiono na wynajmowanie firm zewnętrznych. W ten sposób bardzo często przeskakiwano niejako na outsourcing, co okazało się zresztą rozwiązaniem bardzo praktycznym. Statystyki pokazują, że w ostatnich latach ogromny procent inwestorów w Polsce i za granicą korzysta właśnie z takiego modelu działania. W ten sposób można bardzo dużo zaoszczędzić na administracja kadrowa, a poza tym mamy pewność, że usługi takie są realizowane profesjonalnie.

Jak działa administracja kadr w dobie pandemii?

Nie można też przejść oczywiście obok kluczowego obecnie zagadnienia, które trapi wielu przedsiębiorców, czyli pandemii koronawirusa, która wpłynęła bardzo znacznie na model funkcjonowania niemal każdego podmiotu gospodarczego w Polsce. Nowoczesne technologie okazały się jednak wybawieniem dla inwestorów. No i dzięki internetowi oraz najnowocześniejszym aplikacjom bez żadnego problemu administracja kadrowa oraz wszelka inna może być realizowana z powodzeniem na odległość. Zlecenia takie mogą być równie profesjonalnie realizowane, ale oczywiście nie bez znaczenia są kolejne wyzwania związane, chociażby z bezpieczeństwem w sieci.

Na co zwrócić uwagę, zlecając administrację kadr zewnętrznej firmie?

Outsourcing administracji kadrowej to oszczędność czasu i pieniędzy, ale warto podejść do tej decyzji świadomie. Poniżej przedstawiamy najważniejsze aspekty, które warto sprawdzić:

• Doświadczenie i specjalizacja – wybieraj firmy, które obsługują klientów o profilu zbliżonym do Twojej działalności.
• Aktualna wiedza prawna – biuro powinno być na bieżąco z przepisami prawa pracy, RODO i ZUS.
• Bezpieczeństwo danych – zwróć uwagę na systemy szyfrowania, zabezpieczenia chmurowe i politykę prywatności firmy.
• Zakres usług – idealnie, jeśli firma oferuje kompleksową obsługę: od umów o pracę, przez rozliczenia urlopów, po raportowanie dla instytucji państwowych.
• Elastyczność współpracy – dobrze, jeśli biuro potrafi dopasować zakres usług do potrzeb małej lub dużej firmy.
• Dostępność zdalna – możliwość pracy przez platformy online oraz e-podpisów znacznie przyspiesza działania.
• Referencje i opinie – przed nawiązaniem współpracy warto sprawdzić opinie innych klientów, by uniknąć niespodzianek.

Prawidłowo prowadzona administracja kadr to fundament każdego nowoczesnego biznesu – niezależnie od jego wielkości. Powierzenie tych zadań specjalistom pozwala przedsiębiorcom skupić się na rozwoju działalności, mając jednocześnie pewność, że wszystkie formalności są pod kontrolą.